2026. október 23.
A Google október 22-én új adatfeltárási lehetőséget tett elérhetővé a Workspace egyes kiadásaiban. A Vault rendszergazdái felhasználó és időszak szerint kereshetik, majd exportálhatják a Gmailben, Drive-ban és más Workspace-alkalmazásokban folytatott Gemini-beszélgetéseket. A funkció hasznos lehet jogvita vagy belső vizsgálat során, de új adatkezelési és jogosultsági kérdéseket is felvet.
Mit tartalmaz az export?
A Google Vault új adatforrásként kezeli a „Gemini in Workspace” beszélgetéseket. A rendszergazda egyes felhasználókra vagy legfeljebb ötezer fiókot tartalmazó szervezeti egységekre szűkítheti a keresést, valamint kezdő- és záródátumot adhat meg.
Az export JSON-formátumban tartalmazhatja a munkatárs által megadott utasításokat, a Gemini válaszait, a létrehozott mellékleteket – például képeket –, továbbá a hivatkozott Drive-dokumentumok, Gmail-levelek és források kapcsolatait. Az eredmény a Vault kezelőfelületéről tölthető le. workspaceupdates.googleblog.com
A lehetőség azokra a Gemini-beszélgetésekre vonatkozik, amelyek a Gmail, Drive, Dokumentumok, Táblázatok, Diák és Meet integrált AI-funkcióiban keletkeztek, miközben a beszélgetési előzmények rögzítése be volt kapcsolva. Nem következik tehát belőle, hogy minden korábbi vagy már törölt AI-művelet automatikusan visszakereshető.
Már elérhető, de nem minden csomagban
A kezelőfelületi funkció a Google közlése szerint 2026. október 22-től elérhető mind a Rapid Release, mind a Scheduled Release domainekben. Többek között a Workspace Business Plus, Enterprise Standard és Enterprise Plus csomagok, valamint a Vault-kiegészítő jogosult rá. A kisebb Business Starter és Business Standard előfizetések alapcsomagjához nem tartozik hozzá. workspaceupdates.googleblog.com
Az API-hozzáférés azonban nem a kezelőfelülettel egy időben indul: annak támogatását a Google a felületi bevezetést követő 14 napon belülre ígéri. Ez különösen az automatizált archiválást vagy külső vizsgálati eszközöket használó vállalkozások számára fontos különbség.
A Google azt is jelzi, hogy a Gemini in Workspace adataihoz kapcsolódó megőrzési szabályok és jogi megőrzések további kiadásokban érkeznek. A mostani keresés és export ezért nem azonos egy teljes, módosíthatatlan archiválási megoldással.
Miért lehet fontos egy KKV-nak?
Egy munkahelyi AI-beszélgetés tartalmazhat szerződéstervezetet, ügyféladatot, belső pénzügyi elemzést vagy egy üzleti döntés előkészítését. Vitás ügy, hatósági megkeresés vagy belső visszaélés vizsgálatakor szükség lehet annak dokumentálására, hogy a munkatárs milyen adatot adott át az AI-nak, és milyen választ kapott.
A funkció ugyanakkor nem indokol korlátlan munkavállalói megfigyelést. A vállalkozásnak előre tisztáznia kell az adatkezelés célját, a megőrzési időt, az érintettek tájékoztatását és azt, kik indíthatnak keresést vagy exportot. Jogi jelentőségű használat előtt adatvédelmi szakember bevonása indokolt lehet.
Mit érdemes most ellenőrizni?
A Workspace-adminisztrátor készítsen leltárt arról, mely szervezeti egységekben engedélyezett a Gemini, be van-e kapcsolva a beszélgetési előzmény, és kik rendelkeznek Vault-jogosultsággal. Az exportált állományokat különösen érzékeny adatként kell kezelni: korlátozott hozzáféréssel, naplózott letöltéssel és meghatározott törlési idővel.
Egy tesztfiókkal célszerű azt is ellenőrizni, hogy pontosan mely beszélgetések, mellékletek és hivatkozások kerülnek az exportba. Így még egy tényleges vizsgálat előtt kiderülhet, hogy a vállalkozás beállításai és belső szabályai összhangban vannak-e.